- Профессия секретаря, делопроизводство и документооборот, нюансы делового этикета и делового. Вы можете выбрать другой город для информера. RSS. нумерация листов. Я нумерую в правом нижнем углу правой страницы, и в левом нижнем углу левой страницы..
- Энциклопедия делопроизводства Нумерация страниц. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы.
- . Требования о нумерации страниц только карандашом. "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах" 20.1.6.
- На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты. Подписи отделяются одна от другой 1-2 пустыми строками.
Подготовка документов по личному составу для сдачи в архив : : кадровый портал КАДРОВИК. РУ. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив организации, как правило, осуществляется работниками кадровой службы. Ведение подобных обязанностей закрепляется в их должностных инструкциях. При этом служба документационного обеспечения и архив данной организации оказывают им методическую помощь в проведении этой работы.
Страницы: 1. RSS. Нумерация листов. brigval пишет: добавляете два пустых первых листа и на нужных листах нумерация будет с 3-го. Т. е. в последнем файле нужно вставить 10 пустых листов. Нумерация необходима в любом документообороте, связанном с делопроизводством и статистикой. Нумеруют практически все документы, которые необходимо, так или иначе, учитывать. Сквозная нумерация страниц предполагает, что страницы нумеруются в порядке. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ. по курсу:« Делопроизводство». Москва 2001. Содержание. Исходные понятия делопроизводства 3. Размеры полей используемые в документах 5. Нумерация страниц в документах 5..
В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, то эта услуга может быть оказана им на платной основе. При этом заключается договор о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Предметом договора, как правило, является взаимодействие сторон по подготовке дел к архивному scriptserver2.ruанению, а также по организации scriptserver2.ruанения, учета и использования архивных документов. Не допускается приклеивать непрошитые листы документов дела, т. Нужно иметь в виду, что, если в ходе переплета, подшивки дела какая- то часть листов или хотя бы один лист не был захвачен переплетом, дело расшивается и переплетается заново.
Microsoft Word и правила российского делопроизводства : шесть полезных отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) из дел необходимо изъять. Нумерация листов дела. Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций от 0.
Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения соscriptserver2.ruанности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т. Сложенные листы (например, формата А3 или формата А2) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем. При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.
Если имеются незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 2. 5, 2. Допускается также пропускать номера листов в деле. Например: 2. 5, 2. Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе – заверителе дела. Например, последний номер листа дела 1. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: “В деле подшито и пронумеровано 1.
Оформление обложки. После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (приложение 1). В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются. На обложке дела указывается полное наименование организации соответствии с его учредительными документами, а в скобках – принятое сокращенное наименование. Как быть, если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации? В таком случае на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.
То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела. Что касается индекса дела, он переносится на обложку из номенклатуры дел. Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности. Состав элементов заголовка дела определяется характером включенных документов. В необходимых случаях он может также дополняться и другими элементами: – название местности (территории), с которой связано содержание документов; – ссылка на копийность документов дела. К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.
Например, заголовок дела может выглядеть следующим образом: “Приказы с № 1 по № 2. Общества о приеме, перемещении и увольнении работников”; “Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2. Формулировка “Приказы о приеме, перемещении и увольнении” не может служить заголовком, т. В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин “дело”. Например: “Личное дело уволенного Демидова Сергея Олеговича в 2. Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.
Возможно также применение термина “документы”. Он используется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова “документы” в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: i> “Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Комитета к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий”. Работникам кадровых служб следует обратить особое внимание на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение таких аббревиатур, как: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.
Например, не рекомендуется формулировать заголовок дела следующим образом: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО”. Правильно: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно- правового отдела”. Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное scriptserver2.ruанение (7. При этом в заголовке дела необходимо указать цех (подразделение), в котором они работали. На практике нередко можно встретить такие заголовки дел на обложках: “Зарплата”, “Травматизм”, “Аттестация” и т.
Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют. Нет такого вида дела или разновидностей документов. Применение таких формулировок является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному scriptserver2.ruанению. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. В заголовках дел, содержащих копии документов, дается ссылка на их копийность. Например: “Приказы № 1–1. Копии”. Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
К распорядительным и информационно. Крайними являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если дело является книгой (журналом) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).
К распорядительным документам, в т. Датой дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Например: 5 июня 2. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 0. 5. 0.
Следующий реквизит оформления обложки дела – количество листов в деле, которое переносится из листа- заверителя. Срок scriptserver2.ruанения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков scriptserver2.ruанения, утв. Росархивом 0. 6. 1. Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).
Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, scriptserver2.ruанящем документы двух или более фондов. Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации scriptserver2.ruанит только один архивный фонд, то его номер будет “1”. Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).
Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел. Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу. Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом. Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком.
В адрес предполагаемого делового партнера составлено письмо на 4 листах с приложением на 7 листах. Каким образом сшиваются такие отправления? Как нумеровать страницы? Правила оформления писем и приложений к ним описаны в нескольких документах, носящих рекомендательный характер.
Это прежде всего: ГОСТ Р 6. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» и. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 2.
Методические рекомендации). В деловой практике принято соблюдать положения данных документов и включать их в инструкцию по делопроизводству своей организации. Начнем ответ с нумерации страниц. К сожалению, в настоящее время правила нумерации приложений большинства организационно- распорядительных документов (в том числе и писем) не описываются в правовых актах и методических рекомендациях, посвященных делопроизводству и принятых на общегосударственном уровне.
Однако частные случаи нашли свое отражение. Так, в приложениях № 1.
Методическим рекомендациям говорится о том, что листы приложения (справочного или аналитического характера, утверждаемого документа) к указу или распоряжению Президента РФ, а также распоряжению или постановлению Правительства РФ следует нумеровать самостоятельно, начиная со второго листа. А в ГОСТе Р 6. 3. Кроме того, в данном стандарте указано, что в отметке о наличии приложения указывается количество листов (не страниц) каждого из приложений, если они не сброшюрованы.
В связи с этим в практике делопроизводства все приложения к письмам и другим организационно- распорядительным документам (приказам, распоряжениям и т. При этом если письмо имеет одно или несколько приложений, то на нем принято оформлять реквизит «Отметка о наличии приложения», который располагается между реквизитами «Текст документа» и «Подпись» и отделяется от них двумя–четырьмя межстрочными интервалами. Разные способы оформления отметки о наличии приложения показаны в пункте 3. ГОСТа Р 6. 3. 0- 2. Методическим рекомендациям. Все зависит от ситуации: Если приложение названо в тексте документа, то его наименование в реквизите приводить не следует. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют: Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения следует оформлять так: Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то это необходимо указать в отметке о наличии приложения: Если приложения сброшюрованы, то количество листов не нужно указывать: Теперь перейдем к вопросу скрепления листов письма и его приложений и сразу отметим, что прошивка листов писем также не освещена в нормативно- методической базе делопроизводства. Скрепление или прошивка листов многостраничного документа производится прежде всего для соscriptserver2.ruанения целостности документа и устранения возможности замены его отдельных листов. Соответственно, прошивают не все виды документов. Обязательно прошивают листы тех документов, для которых эта процедура установлена правовыми актами.
Для других видов документов необходимость прошивки их листов может быть установлена инструкцией по делопроизводству организации. Обычно прошивают договоры, регламенты, инструкции, положения и другие виды документов. При этом письма в практике делопроизводства, как правило, не прошивают. Приложение к письму может быть сброшюровано отдельно. Заметим, что скреплять листы степлером или заклепкой нет никакого смысла, так как это не позволит гарантировать целостность документа и избежать возможности замены его отдельных листов. Обычно листы прошивают на два или четыре прокола (количество проколов для не очень «толстых» документов не имеет особого значения), после этого на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа документа наклеивается лист, на котором указывают: количество прошитых листов (обычно цифрами и прописью), а также наименование должности лица, заверившего прошитие документа, его личную подпись и расшифровку подписи (это может быть как лицо, подписавшее документ, так и иной сотрудник, например, службы ДОУ); кроме того, при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего скрепление документа, и оборотную часть последнего листа документа.
При прошивке многостраничных документов, составленных двумя или более организациями (например, договоров), на наклеиваемом листе должны указываться подписи и оттиски печати каждой стороны.